1) Amaç
Koza Süreç Zekâsı; satınalma onayları, fiyat/iskonto onayları, kredi limiti onayları, iade/uygunsuzluk süreçleri,
bakım talepleri, harcama onayları gibi iş akışlarında gecikme, tıkanma ve sapmaları erken tespit eder.
Süreç performansını ölçer, darboğazları ve gereksiz adımları görünür kılar.
2) Veri Kaynakları
- ERP Workflow/Onay Modülü: Onay kayıtları, durum değişimleri, rol bazlı adımlar
- BPM/Workflow Motoru (varsa): Süreç instance’ları, task’ler, SLA, escalations
- IAM/Directory (opsiyonel): Kullanıcı–rol–organizasyon eşlemesi
- ERP İş Nesneleri: Sipariş, PO, teklif, masraf formu, talep vb. referans kayıtlar
3) Zorunlu Veri Setleri
3.1) ProcessDefinitions (Süreç Tanımları)
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| ProcessCode | Süreç kodu | Evet |
| ProcessName | Süreç adı | Evet |
| Domain | Satınalma/Satış/Finans/İK vb. | Hayır |
| Version | Sürüm | Hayır |
| Status | Aktif/Pasif | Hayır |
3.2) ProcessSteps (Süreç Adımları)
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| ProcessCode | Üst süreç | Evet |
| StepCode | Adım kodu | Evet |
| StepName | Adım adı | Evet |
| SequenceNo | Sıra | Hayır |
| ApproverRole | Onaylayıcı rol | Hayır |
| SlaMinutes | SLA (dk) | Hayır |
3.3) ProcessInstances (Süreç Çalışma Kayıtları / Instance)
Her süreç çalışması (ör. “PO-2026-00123 onayı”) tek bir instance olarak izlenir.
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| InstanceId | Instance kimliği | Evet |
| ProcessCode | Süreç | Evet |
| StartTime | Başlangıç | Evet |
| EndTime | Bitiş | Hayır |
| Status | Running/Approved/Rejected/Cancelled | Evet |
| BusinessObjectType | PO/SO/Expense/Request vb. | Hayır |
| BusinessObjectNo | Referans no | Hayır |
| InitiatorUserId | Başlatan kullanıcı | Hayır |
| UpdatedAt | Son güncelleme | Hayır |
3.4) ApprovalEvents (Onay Olayları / Task Kayıtları)
Süreç performansı için en kritik veri: her adımın ne zaman açıldığı, kimde beklediği, ne zaman onaylandığı/reddedildiği.
| Alan | Açıklama | Zorunlu |
|---|---|---|
| EventId | Olay kimliği | Evet |
| InstanceId | Bağlı instance | Evet |
| StepCode | Adım | Evet |
| AssignedTo | Atanan kullanıcı/rol | Hayır |
| EventType | Assigned/Approved/Rejected/Escalated/Delegated | Evet |
| EventTime | Zaman | Evet |
| Comment | Açıklama/Not | Hayır |
| ReasonCode | Red/istisna nedeni | Hayır |
4) Opsiyonel Veri Setleri
- Escalations: SLA aşımı, escalation kayıtları
- RoleDirectory: Kullanıcı–rol–birim (organizasyon şeması)
- BusinessObjectDetails: Referans nesnenin tutar/önem bilgileri (PO tutarı, iskontosu vb.)
- AuditLogs: Onay yetkisi değişimi, vekalet, delegasyon kayıtları
5) Entegrasyon Yöntemi
- BPM/Workflow API: Instance + task/events (tercih edilen)
- ERP Onay Modülü: DB View / API ile onay kayıtları
- Event/MQ: approval.assigned, approval.approved, approval.rejected
- Scheduled Export: Günlük KPI ve geçmiş analiz için
6) Üretilen KPI & Analizler
- Lead Time: Sürecin toplam tamamlanma süresi
- Step Waiting Time: Adım bazlı bekleme süreleri (darboğaz analizi)
- SLA Compliance: SLA içinde tamamlanma oranı
- Rejection Rate: Reddedilme oranı ve neden dağılımı
- Escalation Hotspots: En çok tıkanan rol/birim/adım
7) Performans & Format Beklentileri
- InstanceId benzersiz olmalı; ApprovalEvents InstanceId ile tutarlı olmalı
- EventTime ISO 8601 formatında olmalı, timezone belirtilmeli
- StepCode ve ProcessCode standardize edilmeli (versiyon değişimlerinde mapping yapılabilir)
- Kişisel veri içeren alanlar (kullanıcı adı vb.) için maskeleme/pseudonymization opsiyonu değerlendirilebilir
8) Hazırlık Kontrol Listesi
9) Örnek Endpoint/Topic Seti
# Workflow/BPM
/api/process/definitions
/api/process/steps
/api/process/instances
/api/process/approval-events
/api/process/escalations
# Event Topics (varsa)
topic.workflow.approval.assigned
topic.workflow.approval.approved
topic.workflow.approval.rejected
topic.workflow.instance.completed
Yetkilendirme önerisi: OAuth2 / API Key / IP Whitelist + SSL/TLS